Les obligations relatives à l'embauche d'un salarié
Dès l'embauche du premier salarié, l'employeur doit respecter de nombreuses obligations au niveau social. Le non-respect de ces obligations pourrait engendrer des pénalités financières et des risques contentieux avec les salariés.
Indépendamment du nombre de salariés employé dans l'entreprise, l'employeur est tenu de respecter de nombreuses obligations (tant collectives qu'individuelles) qui vont régir ses relations professionnelles avec les salariés.
- Les normes juridiques qui encadrent les relations professionnelles avec l'ensemble des effectifs salariés comprennent notamment :
- Les conventions collectives, les accords d'entreprises et les usages d'entreprises ;
- Les affichages : inspection du travail, médecine du travail, règlement intérieur, horaire de travail et de repos, organisation des congés payés,
- Les registres et documents : registre unique du personnel, double des bulletins de paie pendant cinq années, double des fiches de visite médicale, des déclarations à l'inspection du travail et des déclarations à la Commission nationale informatique et libertés CNIL.
Ainsi, au moment de l'embauche d'un salarié, l'employeur doit respecter de nombreuses formalités qui sont différentes selon la nature du contrat de travail et la nationalité du salarié.
Dès lors que l'embauche est acceptée par les deux parties, les formalités suivantes doivent être remplies :
- Déclaration préalable à l'embauche (dans les huit jours précédant l'embauche et au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l'embauche) ;
- Inscription du salarié (identité, date, nature du contrat principalement) sur le registre du personnel ;
- Signature du contrat (obligatoire en cas de CDD ou de contrat à temps partiel) ;
- Enregistrement des contrats en alternance (contrat d'apprentissage ou contrat de professionnalisation) ;
- Classification selon la convention collective ;
- Remise de documents : textes de la convention, épargne salariale, adhésion à la prévoyance, etc...
- En cas de nationalité étrangère du salarié : obligation d'avoir une carte de résident ou carte de séjour avec une autorisation de travail, contrôle de la validité de la carte sauf si le demandeur est inscrit au pôle emploi, obligation de s'acquitter des taxes et redevances spécifiques à l'Office français de l'immigration ;
- Organisation d'une visite médicale (au plus tard avant la fin de la période d'essai).