La conservation des pièces et des documents d'une entreprise française.
Les délais de conservation des documents produits ou reçus par une entreprise française dans le cadre de son activité ne sont pas uniformes : 3 ans pour certains documents, 10 ans pour l'essentiel d'entre eux, et même 30 ans pour d'autres.
Le délai de conservation des documents
Les pièces comptables : délai de conservation de 10 ans
La règle générale veut que les pièces comptables soient conservées pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l'exercice social. Une exception (peu observée dans la pratique) à cette règle voudrait que les factures émises au profit d'un client qui n'a pas la qualité de commerçant soient conservées pendant 30 ans.
Les documents relatifs à des biens immobiliers : délai de conservation de 30 ans
Les documents relatifs à des acquisitions ou cessions de biens immobiliers et fonciers doivent être conservés pendant 30 ans.
Les documents fiscaux : le délai de conservation de 10 ans
Le délai de prudence qu'il faut avoir à l'esprit en matière fiscale est 10 ans puisque le délai de reprise de l'administration est de dix ans en cas d'omission, d'erreurs ou d'insuffisance d'imposition dans le cas des droits d'enregistrement, de la taxe de publicité foncière, des droits de timbre et des taxes et redevances assimilées.
Les documents relatifs aux salariés : délai de conservation de 10 ans minimum
Les documents concernant les employés, les salaires, les primes, etc... (bulletin de paie, reçu pour solde de tout compte) doivent être légalement conservés pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice social.
Pourtant, il est conseillé dans ce cas de les conserver au delà de ce minimum puisque les caisses de retraite complémentaire font généralement obligation aux employeurs de délivrer à leurs anciens salariés des certificats leur permettant de justifier leurs droits à la retraite.
Le mode de conservation des documents
La loi n'exige pas que les pièces justificatives soient gardées sous leur forme originale. Elles peuvent être conservées et classées sur tous supports, y compris informatique. Toutefois:
- Pour les opérations ayant fait naître des droits à déduction de TVA, ce sont normalement les pièces originales qui doivent être conservées;
- Les livres comptables doivent quant à eux normalement être conservés sous leur forme originale.