comptabilité

La gestion des notes de frais

La gestion des notes de frais

 

La gestion des notes de frais du salarié et du dirigeant fait partie intégrante du suivi administratif et comptable de l'entreprise.

Des règles internes doivent être dictées par la direction de l'entreprise pour l'établissement des notes de frais de ses salariés, pour des raisons internes et externes.

Sur le plan administratif, tout d'abord, l'établissement des notes de frais par les salariés doit être encadré en fonction du type et du niveau de dépenses acceptées par l'entreprise.

  • En amont, la société fixera par exemple un montant maximum remboursable pour le repas du midi ou du soir, la catégorie de confort pour les déplacements en train ou en avion, un montant maximum pour l'hébergement, ...
  • En aval, la société mettra en place une procédure de contrôle des notes de frais, pour visa et remboursement. Outre les limites ci-dessus fixées par l'entreprise, les contrôles porteront par exemple sur les jours (travaillés) d'engagement des dépenses, le nombre de kilomètres pris en compte pour les déplacements en voiture personnelle, ou les autres dépenses que les transports ou repas pour vérifier leur éligibilité.

D'autre part, les notes de frais constitueront des pièces comptables, justifiant une dépense de l'entreprise, et doivent à cet égard être recevables sur le plan comptable et fiscal. Par exemple, l'invitation à un repas d'une relation d'affaires doit faire l'objet d'une information écrite indiquant le nom et le cas échéant la société de l'invité ; le nombre de chevaux fiscaux du véhicule pour le remboursement des frais kilométriques; les dépenses durant le week-end, celles-ci étant très encadrées ...

Sur le plan comptable, l'intégration des notes de frais est souvent une étape longue du processus comptable, notamment lorsque ces frais sont refacturés aux clients et que leur imputation comptable nécessite donc également un traitement analytique par client.

Sur le plan fiscal, comme évoqué ci-dessus, des règles de forme (nom des invités aux repas d'affaires) et des limites (plafond de puissance des véhicules) existent et doivent être pris en compte dans le suivi fiscal de l'entreprise. Ainsi, en cas de non justification ou de dépassement, la société devra déclarer extra-comptablement à la clôture de son exercice, sur sa liasse fiscale (imprimés 2058 et suivants) la réintégration des dépenses non déductibles.

Sur le plan social, il est à noter que des remboursements de frais excessifs aux salariés ou au dirigeant pourraient être requalifiés comme des avantages en nature, soumis aux cotisations sociales.

La gestion des notes de frais concerne donc de nombreux aspects de la gestion de l'entreprise et doit donc faire l'objet de procédures précises.